Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser
Im Sinne unserer Kunden leben wir mit unseren Auftragnehmern eine „Partnerschaft auf Zeit“ und investieren viel in den erfolgreichen Start und die gesamte Laufzeit der Vereinbarungen. Um die Qualität abzusichern und Reklamationen vorzubeugen, sind Audits ein geeignetes Tool und gehören daher zum Tagesgeschäft unseres Vertrags- und Qualitätsmanagements.
Voraussetzung hierfür ist die Ausbildung unsere Vertrags- und Qualitätsmanager. Eine entsprechende Ausbildung bildet die Basis. Folgende Inhalte werden vermittelt:
- Grundlagen des Qualitäts- & Prozessmanagements
- Sachlich und verhandlungstechnisch fundierter Umgang mit Lieferanten
- Der ISO-Leitfaden und Interpretation der wichtigsten Normforderungen
- Phasen im Auditprozess nach ISO 19011
- Anforderungen an Auditor und Auditorinnen
- Ziel und Zweck von Lieferantenaudits
- Vorbereitung und Durchführung von System-, Prozess- & Produktaudits beim Lieferanten
- Partnerschaftliche & lösungsorientierte Gesprächsführung
- Audit-Atmosphäre & Fragetechnik
- Umgang mit Abweichungen
- Unterstützung bei Korrektur- & Verbesserungsmaßnahme
Ausnahmen bestätigen die Regel
Im jährlichen Evaluierungssystem für Auftragnehmer im Bereich Reinigung sind Audits bereits eingebettet. Das Evaluierungssystem ist in den jeweiligen Verträgen festgehalten. Mit Hilfe unserer Vorgaben und der vorhandenen Datenbasis wird eine Eigen-Auditierung durchgeführt. Im Zuge dieser erfolgt auch eine Kundenbefragung, in welcher die Qualität im Detail bewertet und vom Kunden bestätigt oder reklamiert wird.
Um die Erfüllung der geforderten, hochwertigen Qualität innerhalb der Lebensmittel-Vereinbarungen zu garantieren, konnten wir die AGES (Österreichische Agentur für Ernährungssicherheit) als Partner gewinnen. Auf Basis einer eigens entwickelten Auditcheckliste finden die Audits statt und geben Aufschluss über die tatsächliche Lieferqualität und die Einhaltung der kommerziellen Bestimmungen.
Ziel unseres Auditprogramm ist es mit den Auftragnehmern proaktiv zu arbeiten, um Reklamationen, ungenaue Prozessabläufe und Informationsdefizite bereits im Vorfeld zu verhindern. Somit liegt der Fokus klar auf proaktiven Audits. Reaktive Audits werden im Bedarfsfall durchgeführt.
Welche Auftragnehmer auditiert werden, entscheidet nicht der Zufall. Für die Auswahl wird unser Lieferanten-Portfolio genau analysiert. Wie viele Kunden nutzen die Vereinbarung? Gab es Preisreklamationen oder Qualitätsmängel? Nutzt der Auftragnehmer das Veranstaltungsangebot der BBG? Welche Schnittstellen gibt es zum E-Rechnungs-Workflow und zum e-Shop? Wie viele Transaktionen laufen über die Vereinbarung? etc.
Alle Audits der BBG erfolgen auf Basis des ISO-Leitfadens zur Auditierung von Managementsystemen und sind somit auch von den Auftragnehmern anerkannt.
Die drei Kernschritte eines Audits:
- Offizielle Ankündigung („Veranlassung“) mit sämtlichen Hintergründen über das geplante Audit
- Durchführung des Audits mit der Abarbeitung der Detailfragen zu den angekündigten Prozessen
- Monitoring der vereinbarten Maßnahmen: Erst die erfolgreiche Nachverfolgung der vereinbarten Maßnahmen bringen nachhaltigen Erfolg in das Auditsystem. Deshalb wird am Ende jedes Audits gemeinsam ein Maßnahmenprotokoll verfasst.
Sie haben Fragen zu unseren Audits? Wenden Sie sich an unser Vertrags- und Qualitätsmanagement. Wir beraten Sie gerne.
E-Mail: qualitaetsmanagement(at)bbg.gv.at
