Unterstützung des BMBWF bei Vergabe des Projektmanagements für „Lange Nacht der Forschung“

Das Projektmanagement für die „Lange Nacht der Forschung“ wurde 2021 erstmals über die BBG ausgeschrieben. Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF) konnte dadurch eine geeignete Agentur mit dem Projektmanagement des größten Formats für Wissenschaftskommunikation in der DACH-Region beauftragen. Im Mai 2022 wurden an 280 Standorten und 2.500 Stationen in ganz Österreich Forschungsprojekte, neue Technologien und wissenschaftliche Erkenntnisse leicht verständlich und unterhaltsam präsentiert. Die nächste „Lange Nacht der Forschung“ ist bereits in Vorbereitung und wird am 24.05.2024 stattfinden.

Unser Anspruch ist es, immer eine Lösung zu finden. Sollten unsere bestehenden Rahmenvereinbarungen den konkreten Bedarf eines öffentlichen Auftraggebers nicht abdecken, gibt es die Möglichkeit, spezifische Vergabeverfahren durchzuführen. So ließ sich auch gemeinsam mit dem BMBWF eine optimale Lösung für das österreichweite Projektmanagement der „Langen Nacht der Forschung“ in den Jahren 2022-2024 (und optional 2026) finden.

Erfolgreicher Abschluss nach Anpassung der Ausschreibungskriterien

Da es vorerst keine Einreichung von Angeboten gab, wurden auf Empfehlung der BBG die Ausschreibungskriterien gezielt angepasst. Schließlich bewarben sich zwei Agenturen für das Projektmanagement der LNF. Die Präsentation der Agenturkonzepte erfolgte unter Anleitung der BBG, welche die gesamte Vorgehensweise und die weiteren Schritte im Ausschreibungsprozess professionell betreute. Besonders herausfordernd war der große Zeitdruck, der die Ausschreibung prägte. Dank persönlicher Beratung und hoher Bereitschaft das Projekt rasch fertig zu stellen, konnte die offizielle Beauftragung der Agentur für das Projektmanagement der "Langen Nacht der Forschung" durch die veranstaltenden Ministerien (damals BMBWF, BMDW und BMVIT) zeitgerecht erteilt werden.

Die Rolle der BBG

Die BBG führte dieses Vergabeverfahren in enger Zusammenarbeit mit dem BMBWF durch. Die formale Verfahrensabwicklung erfolgte in den Bereichen strategischer Einkauf, Ausschreibungsmanagement sowie Vertrags- und Qualitätsmanagement mit entsprechender juristischer Begleitung durch die hausinternen Vergaberechtsexpertinnen und -experten. Nach der Angebotslegung und Bewertung der Angebote nahm die Bewertungskommission die qualitative Bewertung vor. Der Bestbieter ergab sich daraufhin aus den festgelegten Zuschlagskriterien.

Weitere Benefits

Die laufende Betreuung durch die Projektbetreuerin der BBG in allen Phasen der Ausschreibung wurde vom BMBWF als höchst professionell hervorgehoben: „Wir wurden kompetent und fachkundig von Beginn an bis zum Abschluss der Ausschreibung, also vom Projekt-Kick-Off bis zur Beauftragung der Agentur, begleitet.“

Darüber hinaus konnte das Team der BBG in weiteren Bereichen der Ausschreibung erfolgreich Lösungen schaffen, was sich in der positiven Rückmeldung des BMBWF zeigt: „Die Vorteile lagen sicherlich in der durchgehenden Betreuung in allen Umsetzungsschritten der Ausschreibung: Von der Erstellung eines zeitlichen Grundgerüsts für die Abwicklung der Ausschreibung, der Unterstützung bei der Erstellung der Ausschreibungsdokumente bis hin zur laufenden juristischen und betriebswirtschaftlichen Beratung in allen Fragen bei der Durchführung des Ausschreibungsprojekts. Wir konnten als Auftraggeber auch viele Inputs für die weitere Planung und Weiterentwicklung der „Langen Nacht der Forschung“ mitnehmen.“

Wir danken dem BMBWF für die gute Zusammenarbeit!

Nähere Details zur Langen Nacht der Forschung finden Sie unter https://langenachtderforschung.at/.

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