Auf ein Wort mit Alexander Buchinger, Bereichsleiter operative Beschaffung & Kundenmanagement

Produkte und Dienstleistungen von rund 1.200 Lieferanten stehen öffentlichen Einrichtungen im e-Shop der BBG zur Auswahl. Wie es gelingt, trotz dieser großen Anzahl die Qualität abzusichern und Reklamationen vorzubeugen, haben wir bei Alexander Buchinger, Bereichsleiter operative Beschaffung & Kundenmanagement, nachgefragt.

Interview zum Thema: „Lieferantenbeziehung“

Nachdem die BBG eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen hat, können öffentliche Einrichtungen ihre Bestellungen tätigen, also beispielsweise Kaufverträge abschließen. Aber was tut man, wenn eine Bestellung nicht abläuft wie geplant? Wen rufe ich dann an?

Nach dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung passieren stets zwei Dinge:

Wir informieren proaktiv durch eine gezielte „Kundeninformation“ - das ist eine kompakte Zusammenfassung der Rahmenvereinbarung - die in wenigen Minuten einen Überblick über den Leistungsgegenstand, wesentliche Regelungen und die Lieferanten, inklusive Kontaktdaten, gibt. Diese Kundeninformation kann auch laufend in unserem e-Shop samt weiterer Detailinformationen eingesehen werden.

Auf der Seite der Lieferanten holen wir die für die Vertragsabwicklung verantwortlichen Personen durch ein Vertragsübergabegespräch an Bord und stellen so sicher, dass die Vertragsinformation an die richtige Stelle gelangt. Mit diesen beiden Maßnahmen können wir – wie die zurückliegenden 5 Jahre gezeigt haben - sehr viele potenzielle Probleme lösen, bevor sie überhaupt entstehen.

Falls trotzdem etwas schiefgeht, führt der erste Weg natürlich zum Vertragspartner, bei dem bestellt wurde. Das ist wie im privaten Bereich, dort wenden Sie sich auch direkt an den Lieferanten. Darüber hinaus unterstützt das Vertrags- & Qualitätsmanagement der BBG, wenn sich bilateral keine Lösung finden lässt.

Stichwort Pandemie bzw. Krieg in der Ukraine. Diese Ereignisse haben die Lieferketten ordentlich durcheinandergebracht. Sind öffentliche Einrichtungen, die die BBG nutzen, von Engpässen ebenso betroffen wie der private Bereich? Wie krisenresilient ist die BBG?

Natürlich haben unvorhersehbare, globale Verwerfungen auch Auswirkungen auf die Versorgungslage in Österreich. Diese bemerken wir einerseits im privaten Umfeld, beim Einkauf im Supermarkt oder an der Tanksäule, andererseits machen sich diese auch im B2B-Bereich bemerkbar. In diesen Phasen geht es darum, entsprechende Auswirkungen durch hohe Professionalität in der Zusammenarbeit abzufedern.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Geschwindigkeit. Wir haben in der Pandemie sofort begonnen, an Lösungen zu arbeiten, sind aktiv auf Kunden und auf Lieferanten zugegangen und haben Lösungen gesucht und erarbeitet.

Ein Beispiel dafür ist der Impf-e-Shop für die Auslieferung der COVID-Impfstoffe an die jeweiligen Impfstellen. Die Anforderung damals war, kurzfristig eine 24/7 Kommunikation zwischen den Impfstellen und unserem Logistikpartner zu schaffen. Wir haben auf Basis des BBG-e-Shops eine Bestellmöglichkeit geschaffen, die den meisten öffentlichen Einrichtungen bereits bekannt war und die Abwicklung stark erleichtert hat.

Der zweite wichtige Resilienzfaktor ist die Kommunikation. Die BBG stimmt sich eng mit den Ressorts ab. Wir sind in zahlreichen Krisenplattformen vertreten und tauschen uns laufend aus. Gleichzeitig waren wir vor allem zu Beginn der Pandemie auch täglich mit den wichtigsten Lieferanten im Gespräch und konnten dadurch kurzfristig freigewordene Kontingente sofort für unsere Kundinnen und Kunden sicherstellen.

Durch den Krieg in der Ukraine gibt es in manchen Branchen massive Lieferverzögerungen und eine Verknappung von Produkten, das kennt man auch als Konsument, wenn man derzeit z.B. ein Auto kaufen will. Wir analysieren im Austausch mit verschiedenen Expertengremien laufend die aktuelle Lage, informieren unsere Kunden zum frühestmöglichen Zeitpunkt über solche Entwicklungen und unterstützen so die weitere Planungssicherheit in dieser herausfordernden Zeit.

Welche Möglichkeiten hat die BBG, die Qualität abzusichern? Werden Produkte in der BBG überprüft oder wird vor Ort geprüft?

Neben dem erwähnten Onboarding zu Vertragsbeginn und während der laufenden Vertragsarbeit setzen wir im Vertrags- & Qualitätsmanagement auf Auditierungen, um die Qualität abzusichern und Reklamationen vorzubeugen.

Liegt im Einzelfall ein Produktmangel vor, wird das direkt zwischen Kunde und Lieferant geklärt. Die Absicherung der geforderten Qualität erfolgt überwiegend präventiv. Ziel unseres Auditprogramms ist es, Reklamationen, ungenaue Prozessabläufe und Informationsdefizite bereits im Vorfeld zu verhindern. Daher fokussieren wir uns auf proaktive Audits beim Lieferanten vor Ort.

Offener und transparenter Wettbewerb, beste Ergebnisse für Verwaltung und Steuerzahler, größtmögliche Fairness und Transparenz für die Wirtschaft – das sind kurz zusammengefasst die Mehrwerte einer öffentlichen Vergabe. Damit ein Wettbewerb entsteht, benötigt es Bieter. Wie stellt die BBG sicher, dass sich die richtigen Bieter am Wettbewerb beteiligen und Angebote legen?

Wir stellen zum einen alle zukünftigen Verfahren viele Monate vorab transparent auf unserer Webseite dar und bieten Unternehmern darüber hinaus die Möglichkeit, sich bei uns über Verfahren aus ihrem Geschäftsbereich per E-Mail informieren zu lassen. Um Bieter zu erreichen, die uns vielleicht noch nicht kennen, stimmen wir uns mit den jeweiligen Interessenvertretungen, wie beispielsweise der Wirtschaftskammer, ab.

Wir wollen vor allem Bietern aus dem KMU-Bereich die Angst nehmen, dass ein Vergabeverfahren zu kompliziert und aufwändig wäre. Daher bieten wir eigene kostenlose Bieterschulungen an, um den Einstieg in öffentliche Ausschreibungen zu erleichtern.

Und weil wir wissen, dass es auch während des Vergabeverfahrens Fragen geben kann, werden Bieter durch das Ausschreibungsmanagement der BBG im Zuge von Fragebeantwortungen unterstützt.

Vielen Dank für das Interview.