Auf ein Wort mit Werner Dickinger, Fachbereichsleiter Vertrieb

Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) ist der Lösungspartner in Beschaffungsfragen für den Bund, die Bundesländer, Städte und Gemeinden, ausgegliederte Unternehmen sowie Einrichtungen im Bildungs- und Gesundheitsbereich. Damit Beschaffungen über die BBG abgewickelt werden können, ist der Abschluss einer Grundsatzvereinbarung notwendig. Wie man eine Grundsatzvereinbarung abschließt und welche Vorteile diese bringt, haben wir bei Werner Dickinger, Fachbereichsleiter Vertrieb, nachgefragt.

Interview zum Thema: Grundsatzvereinbarung

Damit öffentliche Einrichtungen wie Bundesländer, Städte und Gemeinden, ausgegliederte Unternehmen sowie Einrichtungen im Bildungs- und im Gesundheitsbereich aber auch Feuerwehren Beschaffungen über die BBG tätigen können, muss man zunächst eine Grundsatzvereinbarung abschließen. Die Jahresgebühr dafür beträgt 185 Euro netto. Was bekommen öffentliche Einrichtungen eigentlich für diese Gebühr?

Sie bekommen jede Menge. Es beginnt damit, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der ein Abrufvolumen von über 3 Mrd. Euro pro Jahr mit seinen öffentlichen Auftraggebern gemeinsam abwickelt. Wichtiger ist allerdings das große Produktportfolio, das der Kunde zur Verfügung hat. Knapp 3 Millionen Produkte und Dienstleistungen stehen zur Verfügung, auf die ich als Kunde der BBG zurückgreifen kann. Das erspart den Kunden Prozesskosten, indem keine eigene Vergabe durchgeführt werden muss. Die BBG macht nahezu jeden Tag eine Vergabe: gebündelte oder kundenindividuelle Ausschreibungen. Der Kunde braucht sich um nichts zu kümmern. Gerade wenn man nur zwei, drei Vergaben im Jahr macht, zahlt es sich aus, die BBG und unsere Vergaberechtsspezialisten zu nutzen.

Vergaberecht ist ein großes Thema. Wenn öffentliche Einrichtungen aus Rahmenvereinbarungen im e-Shop der BBG abrufen, dann sind diese Produkte und Dienstleistungen vergaberechtlich abgesichert. Aufpassen muss man, wenn man eine Direktvergabeplattform nutzt, welche ebenfalls im e-Shop angeboten wird. Das bedeutet, dass viel gefragte Produkte auch angeboten werden, die unter der Direktvergabegrenze liegen, sodass Kunden auch Preisvorteile, Servicevorteile daraus ziehen können.

Außerdem bekommt der Kunde zusätzlich eine regelmäßige Betreuung, einerseits durch das Vertrags- und Qualitätsmanagement, andererseits natürlich durch das Key-Account-Management. Die zuständigen Key-Account-Manager betreuen ihre Kunden und informieren sie proaktiv.

Zusätzlich gibt es dann noch eine Möglichkeit, die ich erwähnen will: Das Projekt in besonderem Auftrag (PibA). Ein PibA bedeutet, dass wir für den Kunden ganz individuell die Vergabe durchführen. Mit dem genau spezifizierten und definierten Kundenbedarf wird nur für diesen Kunden ausgeschrieben. Die Betreuung endet dabei nicht mit dem Abschluss des Vergabeverfahrens, sondern läuft über die komplette Laufzeit der Rahmenvereinbarung weiter, bis beispielsweise eine Nachfolgeausschreibung zu machen ist.

Ein kleines Wohlfühl-Sorglospaket: Neben den vergaberechtssicheren Rahmenvereinbarungen findet man im e-Shop der BBG auch Direktvergabeplattformen, wo man allerdings auf die Direktvergabegrenze achten muss. Eine Frage zum Portfolio: Die BBG muss bei den Ausschreibungen auch eine Kundenliste bekannt geben. Heißt das dann nicht, dass ich nur die Rahmenvereinbarung nützen kann, wenn ich auch auf dieser Liste stehe?

Ein ganz wichtiger Punkt! Der Kunde muss auf der Kundenliste stehen zu dem Zeitpunkt, an dem die Ausschreibung veröffentlicht wird. Wenn ich heute eine Grundsatzvereinbarung abschließe, wird die Organisation auf der Kundenliste genannt und darf die entsprechenden Rahmenvereinbarungen nutzen. Das wächst täglich, wir machen über 200 Vergaben im Jahr. Dementsprechend wächst das Portfolio, das öffentliche Einrichtungen nutzen können, täglich an. Das bedeutet allerdings, dass keine zuvor abgeschlossenen Rahmenvereinbarungen genutzt werden können. Deswegen ist es so wichtig, frühzeitig die Grundsatzvereinbarung mit der BBG abzuschließen, um heute bereits in die Zukunft zu sehen. Investitionen, die vielleicht in zwei, drei Jahren kommen, werden mit dieser kleinen Gebühr vorbereitet. Ein so kleiner Betrag summiert sich auch in ein paar Jahren nicht auf, im Vergleich zu dem, was im Verhältnis durch den Abruf über unsere Rahmenvereinbarungen gespart werden kann.

Wichtig dabei ist dann, auch wenn Kunden eine Grundsatzvereinbarung haben, an unseren Bedarfserhebungen teilzunehmen. Bedarfserhebung bedeutet, wir schicken an unsere Kunden für in Vorbereitung stehende Vereinbarungen eine Bedarfserhebung, um wirklich zu wissen: was braucht der Markt, in welchem Volumen, in welchen Mengen, zu welchen Zeitpunkten, damit wir eine gebündelte Ausschreibung machen können, wo der Einzelkunde mit dabei ist, damit das vergaberechtssicher ist und damit auch der einzelne Kunde abgesichert ist, dass sein Volumen mit ausgeschrieben wird. Durch die Bündelung ist ein komplett anderer Einsparungseffekt zu erreichen als bei einer Einzelausschreibung.

Deswegen ist es wichtig, rechtzeitig eine Grundsatzvereinbarung abzuschließen und bei einer Bedarfserhebung unbedingt teilzunehmen, damit wir wissen: was braucht der Markt, um das an mögliche Bieter weitergeben zu können.

Man könnte das auch als kleine "Beschaffungsversicherung" bezeichnen. Ich zahle diese Grundsatzvereinbarungsgebühr von 185 Euro netto und kann in Zukunft dann die Rahmenvereinbarungen der BBG nutzen. Wie kann ich denn erkennen, welche Rahmenvereinbarungen der BBG ich nutzen darf und welche nicht?

Sehr einfache Methodik: Sobald der Kunde bei uns die Grundsatzvereinbarung unterzeichnet hat, bekommt er regelmäßig Kundeninformationen über neu abgeschlossene Rahmenvereinbarungen. Ein einfaches Dokument, es wird genau beschrieben: was ist zu beschaffen, wie ist es zu beschaffen, mit welcher Geschäftszahl, um das dann auch im e-Shop abwickeln zu können.

Zusätzlich informiert der Vertrieb bzw. der zuständige Key-Account-Manager oder die zuständige Key-Account-Managerin proaktiv. Ich habe zum Beispiel vor einiger Zeit mit einem Kunden gesprochen, habe erfahren, vor einigen Wochen, dass er einen Bedarf hat für ein Produkt, wo ich auf der anderen Seite weiß, das wird bei uns in Kürze ausgeschrieben. Ich habe den Kunden gebeten, er solle ein paar Wochen warten, ich habe ihn informiert, habe ihn angerufen, habe ihm einfach gesagt, lieber Kunde: jetzt ist es verfügbar. Der Kunde hat das über den e-Shop abgewickelt, es wurde geliefert, alles in Ordnung.

Weiters informiert unser Vertrags- und Qualitätsmanagement. Im e-Shop werden unter "Neu zugeschlagene Ausschreibungen & Direktvergaben" all jene Vereinbarungen, Verträge sowie Direktvergabeplattformen angezeigt, bei denen man abrufberichtigt ist. Auf unserer Webseite werden ebenfalls alle neuen Rahmenvereinbarungen veröffentlicht.

Welche Schritte muss ich setzen, um eine Grundsatzvereinbarung mit der BBG abzuschließen?

Einfach ein E-Mail an vertrieb(at)bbg.gv.at senden. Dort wird es an die oder den zuständigen Key-Account-Manager oder die zuständige Key-Account-Managerin weitergeleitet. Der Kunde wird kontaktiert und bekommt die sogenannte Eigenbeurteilung, bei der einfach bewertet wird, ob der Kunde als öffentlicher Auftraggeber bewertet werden darf, ein ganz informeller Schritt. Wenn das erledigt ist, bekommt der Kunde von uns dann die Grundsatzvereinbarung zugeschickt. Der Kunde zeichnet, schickt sie an uns zurück, sie wird gegengezeichnet und ab diesem Zeitpunkt ist der Kunde abrufberechtigt. Daraufhin bekommt er sofort ein E-Mail mit seinen Zugangsdaten zum e-Shop und seinen Passwörtern, womit sich der Kunde sofort den Zugang zum e-Shop einrichten kann und mit der BBG losstarten kann.

Vielen Dank für das Gespräch! Schauen Sie nach, ob Sie schon eine Grundsatzvereinbarung mit der BBG abgeschlossen haben und wenn nicht, dann wenden Sie sich einfach an uns.